Порядок формирования личного дела работника

Как формируется и ведется личное дело работника


Как формируется и ведется личное дело работника

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

Титульный лист

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

Журнал регистрации

Оформление ЛД

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

Оформление порядка ведения

Порядок выдачи

Хранение личных дел

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.


Формирование дел


Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных.

Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах. Есть еще одна особенность в данном вопросе.


Формирование личного дела работника


  1. проверить хронологию бумаг в папке;
  2. сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
  3. проверить наличие всех документов;
Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть


  1. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  2. Главные специалисты;
  3. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  4. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Личное дело работника


Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.

Чтобы избежать уплаты лишних налогов, можно заключить с некоторыми сотрудниками гражданско-правовой договор.

Читайте, в каком случае это возможно.

Оформление обложки (титульный лист) Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения


В данный перечень могут входить: В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:
  1. заявление работника об увольнении;
  2. копия приказа об увольнении.
Формирование и ведение личного дела Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.